Pasamos 8 horas diarias en el trabajo, es decir, un tercio de nuestro día. Es por ello que es importante considerar la oficina como un lugar en el que nos guste estar, no aquel que se limite a satisfacer las necesidades laborales y fisiológicas.
El mobiliario, la iluminación, la tecnología disponible, la decoración,… todos son factores que hay que diseñar a conciencia para lograr el espacio de trabajo perfecto.
- Muebles cómodos y ergonómicos
Las lesiones de espalda o los dolores musculares son habituales en personas que trabajan sentadas a diario. Para evitar esos problemas, que pueden derivar incluso en bajas laborales, escoja mobiliario profesional y de calidad, con los tamaños adecuados y adaptados a cada trabajador.
Tenga en cuenta que no será lo mismo escoger unas sillas para las zonas comunes o de reunión que para los despachos o los espacios de trabajo individuales.
- Decoración que estimule la productividad
La decoración de un despacho no es una cuestión menor. Un cuadro con imágenes relajantes, una planta y colores que no sean estridentes pueden ayudar a que el trabajo se haga más agradable y, por lo tanto, más productivo.
Además, la decoración de la oficina debe representar la identidad corporativa y, a veces, enlazar estos dos factores: ambiente relajante y/o estimulando con los colores corporativos es una misión complicada; nunca imposible.
- Iluminación y ruido
Dentro de la decoración, hay que tener también en cuenta la iluminación de los centros de trabajo. Siempre que sea posible son preferibles los ambientes con luz natural y ventanas exteriores.
Cuando resulta imposible, la luz artificial deberá ser la adecuada para evitar lesiones oculares, con focos dirigidos a la mesa de trabajo. Las lámparas que fallen y produzcan molesta iluminación intermitente se han de sustituir inmediatamente.
Del mismo modo, el ruido puede perjudicar al trabajador y a su rendimiento. Habrá casos en los que incluso sea conveniente contar con materiales de aislamiento acústico en los revestimientos de las paredes para combatir el ruido del vecindario o de factores externos.
Por otra parte, procure mantener las instalaciones eléctricas o de servidores aisladas en espacios independientes.
- Climatización.
La temperatura es otro de los factores que pueden influir en el trabajo diario de una persona. Tanto en invierno como en verano, se ha de garantizar una temperatura adecuada, entre 20o y 25o centígrados. Nunca abusar del aire acondicionado, en verano; ni de la calefacción, en invierno
- La distribución
Hay que adaptar la oficina a las necesidades de cada puesto de trabajo, fomentando los espacios abiertos o con separaciones transparentes para facilitar la comunicación entre los trabajadores.
- La limpieza
El servicio de limpieza diario es imprescindible para garantizar un espacio de trabajo en condiciones. Los baños han de ser desinfectados al finalizar o iniciar cada jornada.
Además, hay que proveer a los trabajadores de los contenedores o lugares adecuados para desechar cualquier material que ya no se utilice.
- Equipamiento técnico
Por supuesto, además de las condiciones ambientales idóneas, el empresario ha de ofrecer a sus empleados los equipos técnicos que se precisen para el correcto desempeño del puesto de trabajo: ordenadores eficientes, telefonía apropiada, conexión a internet, salas para coworking,…
- La ubicación
La ubicación es importante, pero no importa el lugar si recién una empresa esta comenzando a emprender, pero si es muy importante dar las comunidades dentro de una oficina.
Espacios clave para una oficina perfecta
Recuerde que estas zonas de la oficina en concreto son fundamentales para diseñar la oficina perfecta para sus trabajadores y todo aquel que acuda a la misma.
- La entrada a la oficina: Un mostrador, una silla coqueta con su revistero… este lugar debe ser el adecuado para recibir a las visitas.
- Los puestos de trabajo individuales: Son los más importantes, deben contar con mobiliario ergonómico y la suficiente amplitud para no generar sensación de agobio o aislamiento.
- La sala de reuniones o recepción de visitas: Esta habitación deberá estar preparada para toda clase de reuniones: para cerrar contratos, realizar presentaciones, videoconferencias, etc.
- Espacios de almacenamiento: No debe faltar el mobiliario especialmente destinado para almacenar archivos o los materiales necesarios para el desarrollo del trabajo.
- Espacios para el descanso. Y por último, pero no menos importante, es esencial disponer de un lugar para poder tomarse unos minutos de desconexión durante la larga jornada laboral.
En la mayoría de empresas, existe una pequeña cocina o comedor para los almuerzos y comidas de los trabajadores que pasan la jornada completa en la oficina.
En las compañías más innovadoras, y especialmente, las enfocadas a las nuevas tecnologías, incluyen ya salas para el esparcimiento de sus trabajadores. Se trata de estancias que proporcionan no solo descanso, sino que también estimulan la creatividad del equipo humano, que luego puede aplicar a su trabajo.
Por último, recuerde la importancia de alejar todo tipo de distracciones en la oficina. Entre los aspectos anteriormente mencionados, como la ausencia de ruido, la limpieza o una buena climatización también es conveniente:
- Hacer uso de una buena ventilación,
- Decorar la oficina con algunas plantas para proporcionar naturalidad
- Establecer procesos de trabajo cómodos para todos.
Esperamos que estos consejos le sean de ayuda para conseguir diseñar la perfecta oficina para trabajar.
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